Maestría en Bibliotecología y Ciencias de la Información PUCMM
Tecnologías de la Información y la Comunicación
MBI-601-T-001
Docente: Izaskun Herrojo Salas
Participante: Francisco Herrera Severino
____________________________________________________
Diario Reflexivo: Día veinticinco
Automatización de bibliotecas
por Francisco Herrera Severino
Introducción
La automatización de
bibliotecas es uno de los principales temas tratados en las bibliotecas, porque
es la primera señal que debemos tomar en cuenta los bibliotecarios en la
actualidad. Para convertir nuestras bibliotecas, en bibliotecas del siglo xxi. En este diario se abordará el tema de la automatización de bibliotecas, tomando en cuenta los elementos más importantes del mismo.
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| http://proyectobibliotecainf162.blogspot.com/ |
A continuación le presento el capítulo completo del documento "Manual de gestión técnica", que produje para una institución dominicana:
CAPITULO VII. SISTEMA INTEGRADO DE
7.1 Concepto de automatización:
La automatización de bibliotecas
podría definirse como el uso de herramientas y técnicas informáticas en las tareas
bibliotecarias. En un principio, aludía a pequeñas aplicaciones introducidas en
algún eslabón concreto de la cadena documental, pero actualmente afecta a su
gestión global. Por eso, se habla de Sistemas Integrados de Automatización de
Bibliotecas (SIAB), a cargo de instituciones públicas o, más habitualmente, de
empresas de software. Los SIAB utilizan una base de datos común, para que su
información pueda ser aprovechada y compartida en todas las fases y procesos
bibliotecarios.
La
automatización es un sistema donde se transfieren tareas de producción,
realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos
tecnológicos.
7.2 Concepto de Sistema integrado de automatización:
En el Manual de procedimientos de
procesos técnicos (2013) de la Biblioteca Pedro Mir de la UASD, se plantea la
siguiente definición de un sistema integrado de gestión bibliotecaria “es un
software diseñado para automatizar una o más funciones, propia de una
biblioteca. Comparte una base de datos común, la cual se interrelaciona con los
programas que realizan las diferentes funciones del proceso documental y deben
presentar una estructura modular que coincide con la estructura y funciones
básicas de una biblioteca”.
7.3 Principales sistemas de Automatización:
Los principales sistemas de
automatización utilizados en República Dominicana son los siguientes: WinIsis,
Siabuc, Voyager, etc.
7.3.1 El sistema de base de datos WinIsis:
Es un sistema para gestión de Bibliotecas
desarrollado por la UNESCO y se distribuye gratuitamente. Solo se cobra la
instalación, configuración y entrenamiento. Es práctico y de fácil manejo y
utiliza el formato CEPAL en la estructura de la hoja de entrada de datos,
formato reconocido a nivel mundial.
Funcionalidad y Descripción del programa.
WinIsis tiene una agradable y
sencilla interfaz, que una vez comprendida, se saca mucho provecho de este. Una
vez instalado, podemos pasear por los distintos módulos, los cuales pasamos a
describirlo someramente:
Módulos de WinIsis:
WinIsis nos ofrece la posibilidad de
utilizar diferentes módulos, Peña (2012), nos señala los siguientes:
Módulo de edición y entrada de datos: Este módulo le da entrada a los recursos principales de la biblioteca: libros, folletos, recursos audiovisuales.
Módulo de búsqueda: Poderoso motor
de búsqueda booleana. Muy potente y flexible. Permite búsquedas de toda índole.
Módulo de impresión de registros:
Este módulo posee todas las funcionalidades para imprimir los registros de la
base de datos según criterios del bibliotecario. Se puede imprimir desde uno a
miles de registros.
Módulo de actualización de la base: Este módulo está orientado a actualizar la base de datos, una vez entrados los registros. Es obligatorio para poder hacer búsquedas.
Módulo de exportación e importación
de registros: En este módulo se exportan los registros en formato ISO 2729 para
el intercambio de información con otras bases de datos Isis compatibles.
WinIsis en un gestor de bases de
datos muy reconocido en todo el mundo y es muy funcional y práctico. Se
gestiona desde un documento hasta miles de miles, sin dar señales de errores.
Barra de herramientas:
Es configurable en inglés y español
y es de fácil comprensión.
Módulo OPAC o página de búsqueda
web:
Este módulo no está incluido en el
programa en sí, sino más bien hay que
diseñarlo por separado para la búsqueda en línea en una red o la Internet o en
modo local en una PC individual. Se requiere de un programa servidor y una
interfaz de búsqueda.
Es necesario el uso del HTML u otro
lenguaje web para el diseño de una página web que de acceso a la página de
inicio y al buscador de la base de datos WinIsis. Esta página puede ser una
página completa o simplemente el buscador. Ejemplo:
Bases de datos propuestas y
disponibles:
✓
Libro: Base de
datos para registrar las monografías, que incluye los libros y los folletos y
recursos audiovisuales.
✓
Artic: Base de
datos para registrar las analíticas de libros y folletos.
✓
Prést: Base
adicional para registrar los préstamos de documentos.
✓
Usuar: Registro de
los usuarios
✓
Regist: Se utiliza
para dar entrada y registros a los documentos.
✓
Salal: Mantiene
el registros de las consultas en la sala. Esto con fines estadístico de las
asistencias diarias al local de la biblioteca.
✓
Estad:
Estadísticas de préstamos.
Cada una de esas bases se hace
separadas y se accedan a ellas vía un menú selectivo. Las bases de usuarios y
préstamos están vinculadas para llevar las estadísticas y la relación
usuario-préstamos.
Link donde obtiene más información
sobre WinIsis:
http://www.winisisonline.com.ar/
7.3.2 SIABUC:
La palabra Siabuc significa Sistema
integrado de automatización de biblioteca de la Universidad de Colima.
SIABUC es un software auxiliar en
las labores cotidianas de un centro de información o biblioteca, ya sea
universitaria, pública o particular, sin importar que sea pequeña o grande. El
funcionamiento de SIABUC está basado en módulos, cada módulo corresponde a una
tarea específica dentro de la biblioteca, los módulos.
▪
Adquisiciones
Nos lleva un control de las compras
y las donaciones, pudiéndose capturar desde la solicitud de compra, imprimir
las listas de pedidos, registrar la recepción de material y llevar un catálogo
de los proveedores. Este módulo genera otros productos impresos como son:
Listas de pedidos por fecha, Lista de donaciones, Lista de material ingresado,
etc.
▪
Análisis
En este módulo se realiza la
catalogación o procesos técnicos al material adquirido. Dicha catalogación está
basada en el formato MARC. Se realiza también el etiquetado del material y, de
ser necesario, la impresión de la ficha o juego de fichas catalográficas.
Algunos de los productos que nos genera este módulo son: Impresiones de etiquetas
con clasificación y/o códigos de barras, impresión de tarjetas de préstamos,
listados, consultas simples, control de productividad de los capturistas, etc.
La captura de publicaciones periódicas está incluida dentro de éste módulo, el
cual nos permite además manejar un catálogo de fichas analíticas (artículos o
interiores de la revista)
▪
Consultas
Este módulo está orientado hacia el
usuario. Generalmente se coloca una o varias terminales a disposición de los
usuarios de la biblioteca sustituyendo de esta manera al tradicional catálogo
físico de fichas catalográficas.
▪
Inventario
El proceso de realizar un inventario
se agiliza bastante con este módulo que nos permite, además, la identificación
exacta del material faltante y su posterior descarte. Se recomienda utilizar el
código de barras para aprovechar al 100% este módulo.
▪
Préstamos
En este módulo se lleva un estricto
control de los préstamos de material, incluye las siguientes funciones:
Catálogo de Usuarios, el cual puede incluso, importarse desde otro sistema;
Préstamo a domicilio o en sala, Bloqueos de libros y de usuarios conflictivos,
Reportes de usuarios morosos, Reportes de préstamos, Constancias de no adeudo,
etc.
▪
Estadísticas
Esta funcionalidad se encuentra
dentro de cada uno de los diferentes módulos de SIABUC y presenta diversos
reportes sobre las tareas realizadas en cada uno de ellos. Algunas de las
estadísticas incluyen: Préstamos, Consultas, Productividad, Compras,
Donaciones, etc.
▪
Publicaciones en WEB
Permite poner los catálogos de
SIABUC disponibles a través de una página WEB (sólo para servidores basados en
Windows)
Más información relevante sobre SIABUC:
✓
Software mexicano y en español
✓
Diseñado para plataformas Windows
sin necesidad de gran equipamiento de cómputo
✓
El más bajo costo de inversión
✓
Más de 1500 instituciones lo
utilizan actualmente en México y Latinoamérica
✓
Actualizaciones y soporte técnico
gratuito
✓
Se imparten cursos durante todo el
año en nuestras instalaciones o en las del cliente (vea la sección de cursos)
✓
Anualmente se realiza una Reunión de
Usuarios de SIABUC en Colima a la cual se invita a todos los usuarios
registrados
✓
Actualmente tenemos dos versiones
disponibles que son:
✓
SIABUC 9: Es la versión más
nueva de SIABUC, con arquitectura cliente - servidor, orientada para
instituciones con mayores necesidades e infraestructura. Con un motor de datos
robusto y confiable que soporta millones de registros, compatible con
estandares internacionales como MARC21, ISO 2709 y Z39.50 para el registro e
intercambio de metadatos.
✓
SIABUC 8: Es la versión
anterior de SIABUC, presentada en 2002, sigue vigente y brindando excelentes
prestaciones para aquellas instituciones pequeñas o medianas que no disponen de
mucho personal o infraestructura tecnologica. Esta versión ya no se actualiza
pero será funcional mientras se tengan equipos que corran en ambientes Windows
XP.
7.3.3 Voyager: Sistema integrado de gestión bibliotecaria
Definiciones:
Un sistema integrado de gestión
bibliotecaria es un software diseñado para automatizar una o más funciones,
propia de una biblioteca. Comparte una base de datos común, la cual se
interrelaciona con los programas que realizan las diferentes funciones del
proceso documental y deben presentar una estructura modular que coincide con la
estructura y funciones básicas de una biblioteca.
El mismo constituye una solución
para el descubrimiento y la entrega de todo el material tipo-impresos,
electrónicos y digitales, independientemente del formato y la ubicación.
Herramientas
Este moderno sistema ofrece las
siguientes posibilidades para Biblioteca:
✓
Control de Adquisiciones y
Donaciones.
✓
Catalogación.
✓
Consultas.
✓
Préstamos.
✓
Control de Publicaciones Periódicas.
✓
Estadísticas:(Presupuestos,
productividad, usuarios, títulos, donaciones, etc.)
✓
Impresiones: (reportes, fichas,
etiquetas, listados, códigos de barras, tarjetas de préstamo, gráficas, etc.).
✓
Inventarios.
✓
Control de presupuesto
✓
Consultas remotas a través del
Webvoyager (publicación de la base de datos en la Internet).
✓
Importación de registros.
El Voyager está compuesto por los
siguientes módulos:
✓
Circulación y préstamo
✓
Adquisiciones
✓
Administración
✓
Catalogación
✓
Consultas
✓
Estadísticas
✓
Indizado
✓
Conversión
✓
Inventario
✓
Utilerías y servidor z39.50.
✓
WebVoyáger
Funciones principales:
Funciones Principales Módulo de
Adquisiciones:
✓
Control de Solicitudes.
✓
Pedidos.
✓
Recepción de material.
✓
Control de donaciones.
✓
Control de intercambios.
✓
Reportes y Listados.
Funciones Principales Módulo de
Análisis:
✓
Catalogación de material
bibliográfico: (captura y manipulación de fichas).
✓
Impresión de fichas, tarjetas y
etiquetas.
✓
Consultas.
✓
Catálogos de autoridad de: Autor,
Serie, Temas.
✓
Control de inventarios.
✓
Intercambio de información.
Funciones de los Módulos de
Consultas:
✓
Consultas por palabra.
✓
Por palabra de relevancia.
✓
Búsqueda por clasificación.
✓
Consultas por materia.
✓
Por fechas
✓
Búsqueda mediante comandos.
✓
Impresión y exportación de fichas.
Funciones del Módulo de Préstamos:
✓
Control de Préstamos Diarios.
✓
Control de Préstamos a Domicilio.
✓
Reportes de Consulta de Préstamos.
✓
Reporte de multas.
Funciones del Módulo de
Estadísticas:
✓
Presupuestos: (por bibliotecas o
departamentos).
✓
Productividad de analistas.
✓
Estadísticas de usuarios: (por
departamento, por biblioteca, y más activos).
✓
Títulos: (existentes, más prestados,
por clasificación y año de publicación).
✓
Donaciones e intercambios.
Voyager y MARC21
El formato estandarizado que utiliza
el Voyager es el formato MARC21 (Machine ReadableCataloguing). El formato
MARC21 proporciona los campos y subcampos necesarios para la introducción de
los elementos descriptivos. El propósito de esta estructura es el de describir
la catalogación de la producción de la información bibliográfica tanto
intelectual como física de los documentos de la biblioteca.
Este formato tiene suficientes
detalles que permite la identificación de los diferentes datos que posee un
documento. Cuando se creó esta estructura se pensó también en la adaptación de
las Reglas Anglo-Americanas de Catalogación. Una vez que se introducen los
elementos descriptivos de los recursos los mismos pueden ser interpretados por
el computador y recuperados por los diferentes puntos de acceso en el momento
que se requiera.
7.3.4 Otros sistemas conocidos que usan marc21:
Dentro de los programas que usan
Mar21 y que no son tan complejo como voyager, según plantea, Peña (2013) se
encuentran: Isis Marc, OpenBilio, Espabiblio. Catalis, Weblis, ABDC, Open
Marcopolo,CaMPI, Koha, Milenium, Documanger
7.3.4.1 Isis Marc:
En bien sencillo de manipular, ya
trae incorpora una plantilla con todos los campos necesarios para la
descripción bibliográfica de cualquier documento. Los campos líderes solo se
cambian si es necesario y se escogen de un campo selectivo. Ver imagen de
abajo.
Tiene la desventaja de que no es
flexible a la hora de entrar nuevos campos. Pero se supone que los que trae por
defecto son suficientes.
Página oficial de la Unesco donde
encontrará más información sobre Isis Marc: http://portal.unesco.org/ci/en/ev.phURL_ID=11041&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html
7.3.4.2OpenBiblio:
Es un sistema desarrollado en PHP y
MySQL en el año 2002 por Dave Stevens. Está diseñado para organizar bibliotecas
particulares, escolares y académicas, y se distribuye bajo licencia "GNU's
Not Unix!" (GNU).
Sus características son:
✓
Corre en plataformas Linux y
Windows, así como en cualquier servidor Web, PHP y MySQL.
✓
Cuenta con módulos de circulación,
catalogación, Opac, informes, estadísticas, impresión de etiquetas y
administración de personal.
✓
Es compatible con los estándares de
MARC21.
7.3.4.3 Espabiblio:
Sistema para gestión de Bibliotecas
desarrollado en PHP y MySQL por Dave Stevens (Código Libre y gratuito) de
EE.UU. llamado OpenBiblio, específicamente de la versión o Relace 0.5.1,
proyecto que ya lleva más de 4 años. En
Estos momentos la distribución del software sigue regida por la GNU
PublicLicence, es decir sigue siendo libre por lo cual toda persona podrá
descargarlo del Web "Gratuitamente" después de llenar un formulario
para tener un control de uso del programa. El uso y problemas que se puedan
generar no serán de responsabilidad del o los creadores. Trabaja en ambiente
web, se requiere Apache, MySQL y PHP.
Trae integrado un módulo de
catalogación, gestión de préstamo, administración y reportes. Incluye también
una OPAC de búsqueda bastante simple. La versión en español de OpenBiblio) (http://www.desem.cl/espabiblio/).
7.3.4.4 Catalis
Catalis surgió en la Biblioteca Dr. Antonio Monteiro del Instituto de Matemática de Bahía Blanca, dependiente del CONICET y de la Universidad Nacional del Sur, en Argentina. Deseamos que en el futuro pueda seguir desarrollándose en base a los aportes de otras personas o instituciones interesadas en mejorarlo. Para facilitar esto, Catalis es distribuido como software de código abierto. Es tecnología Isis. Se monta en ambiente cliente servidor.
Cuenta con un Catalis Wiki en http://catalis.uns.edu.ar/wiki/index.php/Portada, y una lista de discusión en http://groups.google.com.ar/group/catalis.
7.3.4.5 Weblis:
Sistema desarrollado por el
Institutefor Computer and Information Engineering (ICIE), Polonia, basado en su
experiencia en la construcción de sistemas bibliotecarios para organizaciones
internacionales tales como FAO, IFAD y GTZ. WEBLIS corre a través del motor
WWW-ISIS, también desarrollado por el ICIE. Tecnología Isis. Se monta en
ambiente cliente servidor.
Página oficial de la Unesco donde
encontrará más información sobre Isis
Marc:http://portal.unesco.org/ci/en/ev.phpURL_ID=16841&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html
7.3.4.6 ABDC:
Es la última versión de la familia
Isis. Utilizan la tecnología del lenguaje IsisScript, PHP, HTML y diversos
formatos como Marc21, CEPAL, BIBUN, Lilacs, etc.
Tiene una agradable y moderna
internas. Está bien estructurado y continúa en evaluación y cambios. Es de
código abierto y libre de distribución.
Permite todas las funciones
posibles: exportar, importar, crear nuevas bases, etc. Se monta en ambiente
cliente servidor.
7.3.4.7 Open Marcopolo:
Agradable y rápida aplicación de la familia
Isis. Está diseñado especialmente para circulación y préstamos. La entrada de
datos se hace a través de Win Isis o Isis Marc. Tiene un módulo de circulación,
uno de administración, una OPAC para la consulta al público y un módulo de
estadísticas. Se monta en ambiente cliente servidor. Proyecto Open MarcoPolo (http://marcopolo.uner.edu.ar/index.htm)
7.3.4.8 Sistema CAMPI:
Es el sistema CaMPI, que por ser
parte de la familia Isis, he hecho esta introducción. El primer sistema de
catalogación web de la familia isis que se implementó, fue Catalis. Catalis aún
se encuentra en desarrollo y tiene todo un foro de discución y todo una
comunidad de usuarios. Esta es su página : http://inmabb.criba.edu.ar/catalis/.
CaMPI es la experiencia de Catalis y
Open MarcoPolo unida. Open MarcoPolo, no tiene integrado un módulo de
catalogación, sino que se hace necesario utilizar Winisis para subir la base de
datos ya sea en formato Marc o en formato CEPAL. Trae consigo un manual
explicativo que lo hace todavía más fácil de comprender.
Menú
principal
En el link siguinete se
encuentra el manual en HTML de CaMPI: http://sourceforge.net/apps/trac/campi/wiki/demo_doc y esta otra liga es su página oficial: http://campi.uns.edu.ar/.
7.3.4.9 Koha-UNLP:
Koha-UNLP es un sistema integrado de
gestión de bibliotecas que permite administrar los procesos bibliotecarios y
gestionar los servicios a los usuarios.
Este sistema está desarrollado sobre
una plataforma de software libre, basado en la versión 2.0.0 del proyecto
original KOHA (Sitio Web)
y se encuentra totalmente en español.
Funciona con una arquitectura
cliente servidor, utilizando:
✓
GNU/Linux, Apache, MySQL, Perl y
OpenLDAP en el servidor.
✓
Cualquier navegador web en el
cliente.
✓
Todo el funcionamiento se gestiona
vía Web, sobre una estructura de dos interfaces:
✓
Intranet: Interfaz de administración
privada (para los procesos bibliotecarios)
✓
OPAC: Interfaz de acceso público
(catálogo en línea).
Facilidades de Koha-UNLP:
Koha-UNLP incluye todas las
funciones requeridas para la gestión una biblioteca de cualquier tipo o tamaño
ya que su adaptabilidad permite su uso en bibliotecas universitarias, públicas,
escolares, populares o especializadas:
El siguiente link es la página oficial
de Koha: http://koha.unlp.edu.ar/
y este es otro enlace donde encontrará
mas informaciones sobre Koha: http://www.socialbiblio.com/koha-sistema-integrado-de-gestion-de-bibliotecas/. Tambien puede obtenrmas información aquí:(http://www.koha.org/).
7.3.4.10 Millennium:
Millennium es un sistema abierto e
integrado, diseñado para permitir a las bibliotecas maximizar el uso del
hardware existente, sin tener que volver a invertir grandes cantidades en
nuevas configuraciones. Tiene disponibles clientes gráficos Java para PC con
Windows
95/98/2000/NT. La interfaz, basada en
caracteres, admite cualquier tipo de ordenador personal.
En el siguiente enlace encontrará
más informaciones sobre Milennium, http://masterpatrimoniouse.pbworks.com/f/jorna04.pdf
7.3.4.11 DocuManager: Sistema de gestión de información:
DOCUMANAGER es un sistema de gestión
documental creado y desarrollado por MULTIMEDIUM. Sistemas de Información,
C.A., orientado a atender las necesidades de gestión y operación de unidades de
información que exigen eficiencia, organización y rapidez en el ingreso,
almacenamiento, búsqueda y recuperación de información.
Su estructura de datos se apoya en
las características establecidas por CDS/ISIS para el manejo de estructuras de
información cuyo mayor componente sea texto (manejo de registros de longitud
variable, campos repetibles, campos con subcampos y acceso a los diccionarios
de términos recuperables a través de listas invertidas). Por esta razón, las
bases de datos definidas bajo DOCUMANAGER son compatibles con cualquiera de otras
aplicaciones desarrolladas bajo la familia de productos CDS/ISIS: WinIsis,
IsisDll’s, WWWIsis, Isis/Dos, JavaIsis.
El interfaz de DOCUMANAGER ha sido
programado bajo Visual Basic 5.0, el cual es un lenguaje de programación del
ambiente dedesarrollo de aplicaciones de Microsoft C.A.. El acceso a las
estructuras de datos CDS/ISIS se logra mediante las librerías IsisDll,
desarrolladas por el Centro Latino-Americano e do Caribe de
InformaçãoemCiências da Saúde(BIREME/OPS) (www.bireme.br), junto con la Organización
de las Naciones Unidas para laEducación la Ciencia y la Cultura (UNESCO)
(www.unesco.org)
En los siguientes enlaces encontrara
más informaciones sobre este sistema: http://www.msinfo.info/propuestas/documanager/descripcion.html,
http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/HASHb40a.dir/doc.pd
Existen otros sistemas de automatización
para bibliotecas.
Tales como El Dorado, etc.
Referencias:
Herrera Morillas, José Luis (2005?).
“Las nuevas tecnologías y las bibliotecas: una síntesis sobre su evolución y
repercusiones”. Badojoz: Universidad de Extremadura. Recuperado de: http://masterpatrimoniouse.pbworks.com/f/jorna04.pdf
Peña Feliz, L. M. (2013).
Catalogación electrónica con el uso del sistema voyager. Santo Domingo: UASD.
Documento no publicado
Peña Feliz, L. M. (2012). Propuesta
de Automatización de la Biblioteca con el uso de Win Isis. Santo Domingo: Blob
“Bibliotecología y Automatización”. 6 de enero de 2012. Recuperado de: http://bibliotecahoy.blogspot.com/2012/01/propuesta-de-automatizacion-de-la.html
Peña Feliz, L. M. (2011). Sistema
CaMPI: Un sistema de Gestión Bibliográgica muy versatil, potente y amigable.
Santo Domingo: Blob “Bibliotecología y Automatización”. 11 de enero de 2012.
Recuperado de: http://bibliotecahoy.blogspot.com/2012/01/sistema-campi-un-sistema-de-gestion.html
Pico, P. (coord.); MArtinez, A.M. ,
Aguirre, N. Fager, J. (2011). Manual de catalogación. Montevideo: CSE-UCUR.
¿Qué es Koha-UNLP? (2015, 5 de enero). Koha. Recuperado de:
http://koha.unlp.edu.ar/que_es_koha
Sistemas integrados de
automatización de bibliotecas: situación actual y tendencias de futuros (2013).
(S.l.): Biblioteconomía. Recuperado de:
http://www.bibliopos.es/Biblion-A2-Biblioteconomia/23Sistemas-Integrados-Automatizacion-Bibliotecas.pdf
Universidad Autónoma de Santo
Domingo. Dirección de los Servicios Bibliográficos. Biblioteca Pedro Mir.
Unidad de Procesos Técnicos (2013). Manual
de políticas y procedimientos de la Unidad de Procesos Técnicos. 2ª ed.
Santo Domingo: UASD. Documento no publicado.
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